建设集团公司公文事务性文件管理制度

建设集团公司公文及事务性文件管理制度

1.目的为了规范行政管理流程,使公司公文规范化,强化公司与部门之间、部门之间、上下级之间、公司与员工之间的联系,减少工作纠纷,为指令的传达、需求的沟通提供顺畅的渠道,特制定本制度。

2. 适用范围适用于公司全体员工。

3．术语和定义

3.1 .公文:指与各部门、办事处、分公司、项目部间传送的红头文件。

3.2 .公文的种类中要有:

3.2.1 .决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,变更或者撤销不适当的决定事项、人事任免。公文的种类中要有:

3.2.2 .公告:适用于向公司外宣布重要事项或者决定事项。

3.2.3 .通告:适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3.2.4 .通知:适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

3.2.5 .通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况。

3.2.6 .报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问(包括审计报告)。

3.2.7 .请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

3.2.8 .批复:适用于答复下级单位的请示事项。

3.2.9 .会议纪要:适用于公司月度总裁会议的记载、传达会议情况和议定事项。

3.3 .事务性文件:从事公司各项活动中编制的除公司红头公文以外的所有文件。

4. 制度内容

4.1 .公文相关工作要求

4.1.1 .拟稿:按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门会签;

4.1.2 .编号:编号由发文代字、年份和序号组成。代字:发文单位,由"浙中建"表示;年份应标全称,用小括号"[]"括入;序号即当年发文流水号,从1起编,序号前加"第"字;编号示例:"浙中建[ ]第1号";(即浙江__ __ 建设集团有限公司 年所发的第一份公文);公文编号由行政人事部指定专人进行记录;

4.1.3 .公文具体格式详见附件《公司对外公文模板》;

4.1.4 .签发权限:对外发文,由总裁负责签发,行政人事部备案;

4.1.5 .盖章:签发后,由印章管理人员盖章,印章管理人员要进行用印登记;

4.1.6 .分发:公文的分发由行政人事部及时分发到各部门、办事处、分公司、项目部并做好分发登记工作;

4.1.7 .归档:公文发文办理完毕后,行政人事部要将公文原件和收文人的签收单原件及时存档。

4.2 .事务性文件工作要求

4.2.1 .文件编制格式

4.2 .

1.1 .正式发布的文件必须编制"文件编号"、"文件主题(或文件名称)"和"页码",以便于检索;文件主题应简要准确概括出文件的主要内容;页码标识用"第 页 共 页"的形式标识;

4.2 .

1.2 .一般文件按公司统一模版编制,详见附件《公司事务性文件模板》,同一类文件的编制格式应保持一致;

4.2.2 .文件编号规则一般采用字母和数字混合,连续编号:__ 一般性事务文件编号为:ZJZQ-部门名称缩写-文件种类代码-年份-流水号;__ 公司制度、流程、指引编号为:ZJZQ-部门名称缩写-文件种类代码-流水号;__ 部门名称缩写为每个字汉语拼音的第一个字母,并用大写表示,一经确定不得修改;__ 文件种类代码要能代表某一类的文件,且这一类的文件数量较多,对于文件数量极少的文件用"QT"表示"其他"类;文件种类代码可随着公司的文件产生情况增设,文件种类代码详见附件《文件种类及代码》;__ 年度编号以4位阿拉伯数字表示;__ 每份文件正式发布后,文件编号不得变更,如此文件日后内容有修改,要更新此份文件的,只升级文件版本(文件版本用阿拉伯数字

1、

2、

3、 4……表示,第一次发布时用"1"表示,当有修改第报RB备忘录BWL会议纪要HYJY信函__ H周报ZB1传真CZ报告BG决定JD月报YB指示ZS请示QS招标ZB其他QT说明:不在上述范畴的文件统一归入"QT"其他类中 ,随着此类文件实际数量增加可增设新的文件代码,需要增设时由行政人事部制定。

6. 公司目前以表单式管理为主,简单、明了、易懂,增设的表单详见附件。附件1:表22 对外传真表附件2:表23 公司事务性文件模板表附件3:表24工作联系表附件4:表25市场营销人员工作月报表浙江__ __ 建设集团有限公司