一、职责
（一）公司各部门、员工均有保护证件的责任和义务。
（二）公司办公室、财务部负责证件的整理、保管、备案、登记、建立到期预警机制、协助年审变更等，确保证件的持续有效、安全和方便利用。
（三）证件相应单位、部门负责证件的办理、复审、年审、变更工作并承担相应费用。
二、管理流程
（一）整理办法
1、财务部、办公室统一对公司证件进行收集保管，原件放财务部，办公室留存复印件。各单位在取得证件后2个工作日内与财务部办理完证件交接手续。移交的证件必须是有效的，无污损、无残缺。
2、根据证件类型、有效期、年审期分类归档整理。
（二）借用程序
员工不得随意外带公司重要证件的原件，因工作需要必须借用证件原件的，应填写《证书原件借用申请单》经财务总监和公司领导签批同意后方可借用，并在承诺归还日期内归还；到期不能归还的，需重新续签《证件原件借用申请单》。外单位须经董事长签批后借用。经办人对所借用证件原件必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。如有违反给予相应处罚并赔偿给公司造成的一切损失。
（三）被借用的证件原件由财务部、复印件由办公室进行登记，注明借用人、借用证件的.名称、原因、借用时间、借用期限。
若证件需在外长期使用，须经总经理、董事长签批并到办公室备案后由使用单位专人保管，并由办公室留存证件扫描备案。
（四）档案备份及预警制度
1、公司所有有效值证件必须扫描备份，利用电脑进行数字化处理和保存。
2、财务部、办公室会同使用部门进行证件预警工作，在证书年检、换证、变更时间前60天书面通知相关单位，并每周进行调度，直至证件变更完成。各单位积极做好证书的年检、换证、变更工作，确保证件的有效性。
