1. 目的
为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整性和安全性，结合公司实际
情况，制定本制度。
2. 范围
本制度适用于**物业管理有限责任公司总部（以下简称总部）及各分/子公司的人事
档案管理工作。
3. 职责
3.1 总部人力资源部：负责人事档案管理制度的拟定与执行；负责总部的人事档案收集、
归档与整理工作，并确保档案的完整、安全及保密性；负责指导、监督各分/子公司人事档案管理工作，并定期进行检查。
3.2 分/子公司人事行政部：负责根据制度的要求，建立健全人事档案资料，并确保档案
的完整、安全及保密性；负责定期检查档案资料，对遗失、缺漏项及时进行补充。
4. 方法和过程控制 4.1 人事档案资料归档范围
4.1.1 公司全体员工的个人档案（基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升
档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案）及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档，以便查找使用。
4.2 人事档案管理的内容及操作要求 4.2.1 员工基本信息
1) 内容包括：员工个人身份证复印件、学历证书复印件、4张1寸白底免冠照、个人
简历表、银行卡复印件、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件；
2) 操作要求：
⑴ 员工个人身份证、学历证书应在相关网站查询辨别真伪，打印归档； ⑵ 员工入职后，其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用； ⑶ 员工必须在工资卡复印件签署：“请将个人工资发放该卡”并署名； ⑷ 财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职。 4.2.2 员工入职档案
1) 内容包括：员工入职登记表、规章制度学习回执书、廉洁承诺书、员工体检证明、
面试评价表、录用审批表、薪资核定表、劳动合同书/实习协议书、聘用协议书、保密协议、背景调查证明等个人入职基本信息资料； 2) 操作要求：
⑴ 员工入职登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须
清晰完善；
⑵ 劳动合同主管级以上员工首签3年以上，续签5年以上； ⑶ 财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查； ⑷ 入职资料应齐全并及时收集归档，定期检查；
⑸ 针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。 4.2.3 员工培训档案
1) 内容包括：员工在职期间参与的培训签到表、培训效果评估表、培训成绩、委外培
训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等； 2) 操作要求：
⑴ 员工参加公司出资组织的外部培训，若与公司有签订《培训服务协议》的，《培训
服务协议》应一周内收集归档；
⑵ 员工参加公司出资培训且单项金额超过2000元以上的，若有取得相关资格证书，其
证书复印件应交由人力资源部一周内收集归档；
⑶ 公司全额出资帮助员工培训并取得上岗证或技能职称证书的，原件和复印件须存放
公司。
4.2.4 员工晋升档案
1) 内容包括：员工异动审批表、员工任命书、薪资调薪表；
2) 操作要求：员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。 4.2.5 员工调动档案
1) 内容包括：员工调动函、调动审批表； 2) 操作要求：审批结点结束后即进行归档。 4.2.6 员工离职档案
1) 内容包括：离职手续会签单、物品资料工作交接清单、离职面谈表、离职申请表、
离职证明存根单、（补偿金协议）； 2) 操作要求： ⑴ 资料必须齐备；
⑵ 员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。 4.2.7 薪酬考核档案
1) 内容包括：试用期考核表、员工试用期转正表；季度/年度考核记录表、考核成绩、
考核面谈表；调薪申请单、调薪/降薪记录单； 2) 操作要求：及时存档，资料应保密。 4.2.8 其他档案
1) 各类奖励、处罚记录，等其他补充协议。 4.3 人事档案的借阅管理
4.3.1 员工个人档案原则上不允许私人借阅，如因工作需要借阅员工档案的，应事先征得
部门负责人、分管领导、人力资源分管领导同意，并填写《档案借阅申请表》报批。
4.3.2 人事档案管理员应针对档案的借阅严格填写《档案借阅登记表》，建立借阅登记台帐，
及时更新并接受检查。
4.3.3 所有借阅档案不得超过一周，并保持档案的完整，不得遗失或造成损坏。 4.3.4 员工借阅档案时，不得对档案进行涂改、不得私自泄露档案的内容，如需对档案进
行复制取证时，应事先征得人力资源部同意。
4.3.5 人事档案的借阅权限
1) 本人可查阅个人档案；
2) 人力资源部负责人及人事档案管理员可查阅本公司全体员工档案； 3) 各部门经理可查阅本部门员工档案，分管领导可查询所分管的人员的档案； 4) 人力资源分管领导及总经理可查阅本公司全体员工档案；
5) 总部人力资源负责人、人力资源分管领导、总经理、董事长可查阅资产公司全体员
工档案；
6) 员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时，调入部门经理或分管领导可申
请查阅该员工档案。
4.4 档案的保存管理
4.4.1 在职员工个人档案，应当永久保存，并确保档案完整。 4.4.2 员工离职后，其档案应至少保存两年以上备查。
4.4.3 员工离职两年后，必须在征得公司领导、人力资源分管领导或总经理同意后进行档
案销毁，人力资源部负责人、人事档案管理员不得擅自决定档案销毁。
4.4.4 经批准销毁的档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 4.5 人事档案的存放管理
4.5.1 档案管理原则：归档及时、排列有序、整理规范、保存完整。 4.5.2 档案基础管理
1) 新员工报到一周内，由档案管理人员严格根据以上款要求收集相关资料，统一装入
新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别等基本信息；
2) 人力资源部档案管理人员，应及时更新员工信息，包括但不限于员工基本信息、教
育信息、晋升信息、调动信息、劳动合同信息等，应定期检查公司人事档案建立健全性，对发现遗失或资料缺失的档案及时予以补足；同时，确保档案保管的安全性。原则上，员工档案1年内至少进行一次大清理；
3) 员工档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的
个人档案袋，电子档案在HR管理信息系统平台建立前以电子表格形式进行统一管理； 4) 档案应编号入列，方便查找；
5) 档案的存放应注意防火、防潮等，避免档案的损坏和缺失；
6) 总部人力资源部每年度组织对各分/子公司人事档案管理情况进行检查，检查结果纳
入人力条线考核。
4.6 档案的移交管理
4.6.1 员工工作调动，档案随之调离。
4.6.2 因员工工作调动需要办理档案移交手续的，由调入方人力资源部出具调档函递交调
出方人力资源部，调出方人力资源部依据调档函，将调出员工的档案资料密封盖章以邮寄或专人转交的形式交给调入方单位。
4.6.3 人事档案管理员在员工移交过程中，应严格填写《档案移交登记表》建立移交台帐，
及时更新并接受检查。
4.6.4 档案调动过程中发生涉密露或档案遗失的，对相关责任人处于100—500元罚
款；若因此给公司或员工本人造成经济损失的，赔偿损失。
4.6.5 档案转递不得由调动人自行转交。 5. 附则
5.1 本管理制度自颁布之日起生效实施,本管理制度由**物业管理有限责任公司总部人
力资源部负责解释与修订。
6. 附件
SCDSZC-RE-ZD-RL03-2016-F1 档案借阅申请表 SCDSZC-RE-ZD-RL03-2016-F2 档案借阅登记表
SCDSZC-RE-ZD-RL03-2016-F3 档案移交登记表 SCDSZC-RE-ZD-RL03-2016-F4 花名册
