企业合同章管理对任何企业来讲,都需要具有公章,而公章作为公司进行公务活动,行使职权的重要标志,一定要加强管理。为了加强公司公章的管理,确保公章的正确使用,需要制定公章管理使用管理制度。
一、职责
(一) 公司法人、总经理或授权副总经理经理负责行政公章的使用审批工作。
(二) 公司法人、总经理或授权副总经理或授权业务经理负责授权范围内的业务公章及合同专用章的使用审批工作。
(三) 公章管理员具有以下职能:
1、 负责公章的保管。
2、 负责设立公章使用登记台帐。
3、 负责公章使用的审核工作。
4、 负责制定所保管公章的使用程序。
二、 使用规定
(一) 公司的公章主要包括公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人名章专项业务章。
(二) 公章的保管
1、 行政公章由人事行政部管理并有专人负责管理。
2、 合同专用章、财务专用章由财务部专人负责管理。
3、 专项业务章(各部门用章等)由各专业部门指定专人负责管理。
3、 法人章工作用个人名章两枚,分别由公司指定人事行政部、财务部专人负责管理。
(三) 未经股东会和法定代表人授权及批准,任何部门和个人不得擅自刻制公司印章。公章的刻制,必须符合颁布的有关公章刻制的规定,并经唐山市备案。
(四) 公章的使用由各保管人员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。使用《公章审批单》。
(五) 公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,必须经分管领导批准,并由公章保管人携章随同。
(六) 公章使用(公司红头文件除外),必须见《公章审批单》批准后公章管理人员方可盖章,公章管理人员应严格履行登记手续,因使用公章不当造成损失的,应追究其相应责任。
(七) 公章管理人员如工作变动,应及时上缴公章,由重新确定的公章管理人员另行办理接收公章手续,不得私自转交他人。
(八) 以公司名义签定的合同、协议、订购单等,由各专业人员审核并会签(合同、协议会签单),公司领导批准后方可盖章。
(九) 私人取物、取款、挂失、证明,需用单位介绍信时,由人事行政部严格审批,符合要求后办理并登记。
(十) 任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。(十一)对调出,解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经人事行政部经理审批后,方可盖章。(十二)印章应及时维护、确保公章清晰、端正。(十三)公章如有不慎丢失,保管人员及时向主管领导报告,并向公章备案单位报失。
