集团有限公司会议管理制度第一章总则
第一条 为有效利用会议,确保会议达到预期的效果,规范会议管理,特制订本制度。
第二条 本制度适用于江苏__ __ 实业集团有限公司及所管辖各分(子)公司、部门的会议管理。第二章会议的分类
第三条 根据涉及范围的不同,会议可分为公司级会议、部门级会议、科级会议等。
第四条 根据性质的不同,会议可分为专业会议、专题会议等。第三章会议的组织与管理
第五条 会议组织:公司性会议,由总经办、行政部或各承办部门负责组织;各公司、部门内部会议由各公司、部门自行组织。
第六条 会议管理:
(一) 会前准备
1.会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
2. 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
3．各部门在公司总部召开的会议需用会议室的,应向会议室管理部门提出预约,由会议室管理部门统筹安排。
4. 会议通知:
(1) 会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
(2) 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门;
⑶ 会议通知应包括参会人员、时间、地点、会议主题及内容、参会人员必须准备的材料等。例行召开的会议如需临时调整,须提前通知各参会人员。
(二) 会议记录:公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
1.各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的内务文员),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
2. 会议记录遵照"谁组织,谁记录"的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
3．集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由行政部秘书处记录人员负责会议记录工作,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
4. 所有会议原则上均须形成有效的会议记录,并在会议结束后2天内及时传达给参会人员及需要了解会议内容的人员,公司晨会会议纪要要求于当日传达给参会人员及需要了解会议内容的人员。
(三) 会场管理:原则上要求安排人员进行会场纪律等行为管理。
(四) 会议请假:
1.生病、出差、处理公务而不能及时返回公司,或参加其他重要会议、接待来访或处理突发事故等原因可以请假。
2. 请假人员须事先亲自向会议主持者递交《请假单》,生病、出差、公务在外人员须通过电话亲自向会议主持者请假。
3．请假人员在会议结束后应及时了解会议精神及会议布置的任务。
(五) 会场纪律:
1.参会人员必须准时到会或提前5分钟到会场,会议主持人因特殊情况不能到会的,应事先安排代理人或通知参会人员适当推迟会议时间。
2. 参会过程中如有紧急事务须处理的,参会人员必须征得会议主持人同意后方可离开。
3．会议开始后,参会人员须将手机等通迅工具关闭(或改为振动);不得有交头接耳、打瞌睡等行为。
4. 要尊重别人发言,有不同意见可在会上提出,会议决定必须服从。
第七条 对会议主持人的要求:
(一) 公司性会议由总经理办公会成员负责主持,各公司、部门性会议由该公司、部门总经理或其委托代理人负责主持。
(二) 会议主持人要尊重每个人的意见或建议、善于分析,能解决的问题要果断处理,不得拖拉、反复。
(三) 会议主持人要严格控制会议进程,如无特殊情况,会议不得超出规定时间。
(四) 会议中如须讨论的,若偏离会议主题,主持人须及时提醒或制止。
第 会议时间要求:
(一) 会议时间原则上以不超过2小时为宜。
(二) 日会原则上以不超过15分钟为宜。
第九条 会议内容基本要求:为确保会议质量,会议内容中须有以下常规会议内容:
(一) 传达公司总部及上级领导下达的指示、精神和工作任务;
(二) 总结前期工作及会议任务完成情况,并通报评比结果;
(三) 讨论前期工作中出现的各种问题,并提出具体的解决方法;
(四) 下阶段工作要求及任务布置。
第十条 会议有效性:
(一) 凡上述会议内容基本要求中有超过3条(含)以上要求未予实施的,将视为无效会议。
(二) 会议任务落实:会议任务应传达到每一个相关人员,并确定人员负责跟催落实相关会议任务。会议任务的跟催落实以会议原始记录及会议纪要为依据。第四章附则
第十一条 本制度解释权归行政部,监督执行权归总经办。
第十二条 本制度自颁布之日起正式执行,前期相关规定自行废止。
