某某公司会议管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司的所有会议管理。
第三条 办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
第四条 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为
提出处罚。
第二章 会议分类
第五条 例会（含早会）：固定时间、固定汇报程序，协调处理各部门急需解决的问
题。公司例会负责人或其指定会议提拟人提拟。
第六条 动员会：发言固定、没有讨论程序。公司临时行政会议部门负责人或其指
定会议提拟人提拟。
第七条 研讨会：对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果。公司临时行政会
议部门负责人或其指定会议提拟人提拟。
第 鉴定/评审会：对某事物的价值、性能，质量鉴别，必须有结论。公司临时
行政会议负责人或其指定会议提拟人提拟。
第九条 专题会：为某一专题而开，必须有结论。公司临时行政会议提拟人指定会
议提拟人提拟。
第十条 总结会：总结前一段工作，研究、部署下阶段工作。公司例会部门负责人
或其指定会议提拟人提拟。
第十一条 汇报会：下级向上级或有关人员汇报工作情况。公司临时行政会议提拟人
指定会议提拟人提拟。
第十二条 调度会：任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动。公司临时行政会议
会议提拟人提拟。
第十三条 部门例会：各部门固定汇报程序。部门负责人自定。
第三章 会议管理的内容
第十四条 会议提拟与审批。
1、 公司月度例会无须提拟和审批。
2、 公司临时行政会议、公司年度例会由公司总经理直接提拟或由议题涉及业
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务的主办部门负责人提拟、公司总经理批准。
3、 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由本部门另行提拟方案呈报公司总经理批准后执行。
第十五条 会议计划与统筹。
会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
第十六条 会议准备。
1、 会议通知遵照以下规定：
1) 已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由各部门按计划表直接通知与会人；
2) 属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： a) 未列入月度会议计划而临时提拟的会议；
b) 虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；
c) 其它提拟人认为应另行通知的情况；
3) 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门； 4) 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
2、 会议的其它准备工作遵照以下规定：
1) 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作； 2) 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等； 3) 公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责；
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4) 部门召开的会议需用公司会议室的，应提前报告公司办公室，由办公室统筹协调并安排。
第十七条 会议组织。
1、 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 2、 会议主持人须遵守以下规定：
1) 主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 2) 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
3) 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4) 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5) 主持人应将会议决议事项的实施程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 3、 与会人须遵守以下规定：
1) 应准时到会，并在《会议签到表》上签到。 2) 会议发言应言简意赅，紧扣议题。 3) 遵循会议主持人对议程控制的要求。
4) 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
5) 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或关机，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。 6) 做好本人的会议纪录。
4、 多个部门参加的临时行政会议原则上由公司总经理主持，公司总经理另有授权的，由被授权人主持。
5、 公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
6、 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
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第十 会议记录。
1、 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
2、 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：
1) 各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的文员），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
2) 会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 3、 会议记录员应遵守以下规定：
1) 使用专用会议记录本，做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
2) 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。 3) 对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4) 会议原始记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名，会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
5) 做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。 4、 下列情况下，应整理会议纪要： 1) 公司各类临时行政会议；
2) 会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议； 3) 其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5、 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报办公室一份存档备查。 6、 会议原始记录的备档按以下规定执行：
1) 本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转办公室统一归档备查。
2) 本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
7、 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公
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司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第十九条 会议跟进。
1、 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，由主持人指定。
2、 公司总经理主持的会议的会后跟进原则上由办公室负责落实，公司总经理另有指定的，由公司总经理指定。
3、 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
第四章 奖惩
第二十条 迟到、早退、缺席。
1、 迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
2、 早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3、 缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
第二十一条 处罚。
1、 无正当理由迟到、早退的，每次罚款20元。 2、 无正当理由缺席会议的，按旷工处罚。
3、 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
第五章 附则
第二十二条 本制度由公司办公室负责解释。 第二十三条 本制度自2010年1月1日起执行。
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