办公用品管理制度细则

办公用品作为企业的必须开支，在公司的运营费用中占用一定的比 例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理 规定，可以达到使公司压缩开支，树立形象，强化管理的目的。 办公用品虽小， 但积少成多， 因此办公用品的发放必须有严格的制度 规定保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。 办公用品领用管理注意事项

办公用品的领用、 更换要依照办公用品使用期限一览表， 办公用品更 换按要求处理，特殊情况要有书面报告。

根据工作需要情况， 确定各岗位办公用品配备规格一览表， 作为办公 用品发放的依据。

员工离开本单位，应退回领用的办公用品。 办公用品申领使用管理方式 行政部门不但要负责办公用品的收发，还要负责申请、采购，如此琐 碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作， 并作好计划、 预算工作。 并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。 对于小型企业来说： 行政人员应将一些使用频率较高， 如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存， 占的地方不大，用一个柜子就可以。

文具领用可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门 （ 单位） 还得 填写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可 发放。 对于可缴交的用品，如钉书机、打孔机等用品，人员离职后可收回， 发给下一任同事使用。

对于大中型企业则不同， 因为人多、部门多，上述作法应付不了需求， 还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是： 行政部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品领用预 算，可以根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作 业通常在年终进行。

员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批， 到行政部 填写办公用品领用情况登记表。

设立办公用品保管室，依公司大小，用品多少设保管员 1 名或 2 名， 保管员既要做好收发工作， 还要根据业务需要做好账本登记， 定期对 文具进行盘点。 行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用 品的保管员。

采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。 行政人员应拟订好《办公用品收发一览表》，使办公用品在收发过程 中有条有序。

办公用品管理办法 一．目的

为规范公司办公用品管理，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪 费，特制定本办法。 二．适用范围

公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。 三．办公用品请购

各部门应于每月 25日至 30日根据工作需要编制下月的办公用品需求 计划，由部门主管填写《办公用品采购申请单》交行政人力资源部。

行政人力资源部统一汇总、 整理各部门的采购申请， 并经核查库存状 况后填

写《办公用品采购计划表》，呈报总经理审核同意后实施采购 任务。 各部门若需采购临时急需的办公用品， 由部门主管填写 《办公用品采 购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报总经理批准后由 行政人力资源部负责实施采购任务。 四．办公用品采购

为有效完成采购任务， 原则上由行政人力资源部统一负责实施采购任 务。 对专业性办公用品的采购， 由所需部门协助行政人力资源部共同进行 采购。 临时急需办公用品可经行政人力资源部同意后由使用部门自行采购。

对单价大于 500 元以上办公用品的采购， 应先进行询价、 比价、议价， 并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务。 五．办公用品入库 办公用品入库前须进行验收， 对于符合规定要求的， 由行政人力资源 部办公用品管理人员登记入库； 对不符合要求的， 由采购人员负责办 理调换或退货手续。

办公用品采购应由行政人力资源部办公用品管理人员签字确认 入库后，方可报销。

六．办公用品领用 员工领用办公办公用品应填写《办公用品领用登记表》。 员工领用单价在人民币 100元以上的办公用品， 须经部门主管核准同

J八 意。

七．办公用品使用 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回 （ 消 耗品除外） 。

凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。

办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 八．办公用品报废 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时， 使用人应提出办 公用品报废申请，经部门主管审核，并报总经理同意后，到行政人力 资源部办理报废注销手续。 书写工具 签字笔 钢笔/ 墨水 铅笔/ 橡皮 圆珠笔 白板笔 电话笔 荧光/ 记号笔 油漆/ 胶片笔 文件存储 文件夹/册 文件袋/套 票据夹 报告夹 档案盒 写字板/ 板夹 名片册/夹 文件盘/ 杂志架 风琴包 纸、本 复印纸 报事贴 分类索引 传真纸 打印纸 硬皮/ 软皮本 万用手册 螺旋/ 胶装本 照片打印纸 桌上用品 涂改液 笔筒/ 量尺 胶带/ 胶带座 胶水/ 胶棒 图钉/ 图针 钉书器 / 机 计算器 夹子/ 切纸刀 起钉/ 打孔机 办公耗材 佳能墨盒 惠普硒鼓 墨粉 惠普墨盒 佳能硒鼓 光盘/ 软盘 爱普生墨盒

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办公用品管理制度 一．办公用品管理总则

1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。 2. 本规定中的办公用品包括：

公司给员工个人配置的通讯工具（手机、 机和员工日常工作所需的办公文具。

BP机）、办公桌椅、电话

公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。 公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。 二．个人办公用品的管理 公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。 公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。 公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。 三．部门办公用品的管理

1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。

2. 部门申请购买办公用品的程序： 部门经理填写《办公用品申请表》； 交

于公司行政部 （分公司则交于分公司行政， 由其统一传真至上海行 政部）； 上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长； 董事长签核； 上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理 （分公司 则反馈给分公司行政）。

部门办公用品领用之后， 由部门经理分发办公用品给指定使用人， 如 使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。

四．公共办公用品的管理 公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。 公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公 司内部文件资料，提倡使用二手纸。

员工在使用公共办公用品时， 如发现机器故障应及时向行政部或公司 网管报修。

办公用品采购办法 为进一步加强办公用品采购管理， 规范办公经费的支出行为， 保证办 公经费有效使用和节约，特制定本办法。

一、适用范围 全单位日常办公所需的、《办公用品目录》规定范围内的各种文

具、 物品等低值易耗材料及器具，均纳入定点采供范围。

二、职责分配 采供部负责组织招标、评标确定我单位办公用品定点采购供应商

（ 以 下简称供应商 ） ；督促供应商在我单位办公用品供应中履行合同；提 供

《办公用品目录》；受理各部门《办公用品领用单》备案；定期向 供应商统一结算办公用品费用；组织大批量办公用品采购。 财务部负责向供应商统一支付办公用品费用， 并分户扣减各部门相应 的办公经费。

各部门填写并由部门领导核批本部门《办公用品领用单》相应栏目； 向指定供应商提取并验收所需办公用品。

供应商按合同要求保证办公用品供应，按《办公用品领用单》供应办 公用品，并填写相应栏目。

纪检部负责参与、监督确定供应商的招标、评标工作；监督办公用品 供应工作。 三、运作规程 每月需用的打印纸、复印用纸、墨盒、墨粉、墨水等通用物资的型号 规格、数量，由各需用部门于前一月第 4 周前报采供部汇总，由采供 部按《办公用品采购规程》组织采购，并分发相关部门。其余办公用 品采购按 (2-8) 施行。

采供部牵头组建有相关单位领导和采供部、 财务部、 纪检部等部门派 员参加的供应商招标评标小组。

招标评标小组于当年 6 月底前组织招标， 并根据投标商的资质、 服务 承诺、让利多少从中评选确定 2— 3 家中标商。中标商与我单位签订 办公用品供应合同后成为我单位办公用品定点供应商。 各部门需用办公用品时，填写统一制定的《办公用品领用单》相关栏 目一式二份，经由本部门领导核批，加盖本部门公章后，由经办人凭 该单去定点供应商处提取。 供应商按需用部门核批的《办公用品领用单》提供的品名、型号、规 格、数量提供办公用品，并在《办

公用品领用单》相关栏目如实填写 物品市价、实际结算价、合计实际结算价，经部门经办人签字认可后 一份存供应商处，一份由经办人交部门验收人验收签字后存采供部， 连同供货作为结算对帐和办理出、入库单的凭据。 财务部根据入库单和向相关供应商付款； 凭出库单扣减相关部门 办公经费。 一年之后， 原招标评标小组在收集各方意见的基础上， 对各供应商履 行合同情况进行评审，确定是否续约。

供应商不能履行合同或严重违约时， 依约终止合同。 招标评标小组重 新招、评标确定新的供应商。供应商履行合同期满，且无违约现象发 生时，可以续约。供应商不愿续约时，招标评标小组重新招、评标确 定新的供应商。 纪检部对办公用品定点采购全过程进行监督，并查处违规行为。 四、本办法由单位采购部负责解释。

办公用品管理制度

第一章 总则

第一条 目的：为进一步规范公司办公用品的申购、入库、保管、 发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率 和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制 定本制度。

第二条 适用范围：公司总部及各分公司。

第二章 具体规定

第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为 人事行政管理中心 - 综合部。

第四条 办公用品分类 办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公

品。

1. 易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、 胶带、

剪刀、 A4 纸、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回 形针、线插板、钉书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。

2. 耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投

影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。

第五条 办公用品的采购

1. 办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计 划中显

示，并列入预算，一次购买金额达 3 万元以上，或年消耗量达 5 万元以上的，经主管上级、分管副总、总经理审批后由公司组织统 一招标。

2. 不在招标范围内的办公用品由行政办统一采购。 行政办要做好 供应商

的建档工作， 编制出常用办公用品的价格表， 把握好办公用品 的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公 用品的采购成本。

3. 行政办于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、 费用统 计表和

下月公司办公用品使用计划，报分管副总、总经理审核。

4. 每月 1 日，负责办公用品管理的仓库保管员 （以下简称仓管员） 根

据审批过的当月办公用品使用计划， 结合办公用品库存情况， 提出 书面采购建议（含库存情况）。

5. 采购人员根据仓管员的书面采购建议，填写采购申请单（附

件 1）。采购固定资产办公用品时，要有财务部审批意见。购买 200 元以下办

公用品由部门主管审批， 200至 500元的要经分管副总经审 批，500元以上的要经分管副总和总经理审批；购买非常用或专属办 公用品时，由申购部门填写采购申请单，由部门负责人、行政人事主 管、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员予以采购。

6. 审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照

合同约定的结算方式进行结算。 金额数额较小的零星采购， 采购人员 可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。

7. 常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。

8. 人事行政管理中心要加强对办公用品采购、 仓库保管的监督和 管理，

如发现采购人员和仓管员有违规行为，视情况轻重给予警告、 书面检查、停职、开除等处分。

第六条 办公用品的入库

1. 采购人员在采购后半日内， 凭借采购申请单、 对方出具的物资 清单、

等到仓管员处办理办公用品入库手续， 未经入库不得领用。

2. 仓管员办理入库时须核对采购申请单、与实物是否一致 后，方可

办理入库手续， 填制办公用品入库单。 采购经办人、 仓管员、 行政人事主管在入库单上签字。

3. 仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。

第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理

1. 备用的办公用品由仓管员统一进行封闭保存， 并实行每月盘存 制。行

政办于每月末后两天进行办公用品的盘存， 盘存内容包括库存 情况和检查已发放的耐用高值品使用、 保管情况， 并让相应的保管人 签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。

2. 办公用品的领用都需要填写 《办公用品领用申请单》（附件 2）， 易

耗低值品由部门负责人、 行政人事主管审查批准， 耐用高值品的申 请由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批。

3. 各部门凭借审批过的 《办公用品领用申请单》 到仓管员处领取

所需办公用品。领取人要在 《办公用品发放表》上签署本人姓名和领 取日期。涉及耐用高值品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确 具体保管责任。

4. 已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。 对因个

人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗， 由责任人承担所造成损失部分的赔偿。 （责任认定分 3 等，含完全责 任、一般责任和轻微责任， 分别对应 80%，50%，20%的损失赔偿比例。 损失由财务部计算计提折旧后得出。 如存在产品更新换代， 市面购置 价值降低的， 也可以直接按重置成本计算， 两种赔偿计算方式可以由 赔偿人选择。）

第 办公用品的报废

公司对耐用高值品的报废实行审批管理。 各部门如有耐用高值品 损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

1. 对一些简单问题可自行维修处理。 但对于保修服务品， 且在保 修期

内的，不得擅自自行处理。

2. 可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》（附件 3） 至行政

办，由行政办联系专业维修人员统一处理。

3. 对维修不成的耐用高值品实行报废处理。 报废应当是在对可能 维修的，

提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况下， 或者是对无条件维修的， 经过行政办的故障认定， 方可由该管理品的 保管人填写《办公用品报废申请单》 （附件 4），经所属部门负责人、 行政办、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值 单件超过 1000元的，须报请分管副总批准； 原购买价值单件超过 3000 元的，须报请总经理批准。

4. 耐用高值品在经过报废审批后， 由行政办进行回收处理， 以求 尽可

能的开源节流。

5. 耐用高值品完成报废程序后，应当从《耐用高值品登记表》内 核销，

核销时须附上《办公用品报废申请单》。

第九条 辞职清退情况处理

对于辞职、 离职或不在公司工作的员工， 须在办理完办公用品清 退手续后方可办理工资领取事项。

第三章 附则

第十条 本制度由人事行政管理中心制定，并负责解释。 第十一条 本制度自下发之日起执行。

附件1: 办公用品采购申请单

部门： ___________ 申请人： __________ 申请日期： _____ 年—月—日

申请项 序号 页 目 金额 物品名称 规格型号 数量 单价 1 2 3 4 合计金额（大写）： 申请理由： 部门负责人： 人事行政管理中心： 分管副总： 总经理： 附件2

办公用品领用申请单

领用部门 办公用品名称 领用人 数量 领用日期 使用人 用途 备 注 部门负责人： 行政人事管理中心： 分管副总理： 总经理：

办公用品管理制度细则

附件3:

办公用品报修单

编

号

:

报修时间：

立报修日 使用人 故 障 现 象 处理结果或建议 报修部门意见 负 责 人 签 宀年 月 \" 日 字护签员人字合签综立口 ft 办公用品管理制度细则

附件4:

办公用品报废申请单

申请人： 办公用品名称 所属部门：

报废日期 —年—月—日

所属部门 申请报废原因 备注 所属部门： 总经理： 人事行政管理中心： 分管副总： 财务部：