采购人员怎样正确的询价
询价 (Request for Quotation是采购人员在作业流程 上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采 购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这 是常态性的采购,需求的形态又是属于标准零件,对于供应 商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时,对于那些不 属于标准品的部分,询价的时候就必须要特别注意是否有提 供供应商足够的资料,来方便其报价作业。为了避免日后造 成采购与供应商各说各话,以及在品质认知上的差异,对于 询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确 的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报 价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的 部分。
一、询价项目的品名与料号
首先,询价项目的 \" 品名 \" 以及 \" 料号 \" 是在询价单上所应 比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产 品,这即是所谓的 \" 品名 \" 以及其所代表的 \" 料号 \" ,这也是买 卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的 依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性,在使用上
要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个 位数,其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数 的不同可能就是版本的不同,甚至可能变成另一个产品的料 号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与 种类为佳。
二、询价项目的数量
通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量,这是因 为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常 包括有 \" 年需求量 \" 、 \" 季需求量 \" 甚至 \" 月需求量 \" ; \" 不同等 级的需求数量 \" ,如数量为 500K , 1M , 3M 等等;每一次下单 的大约 \" 订购数量 \" ;或产品 \" 生命周期的总需求量 \" 。除了让 供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析 其自身产能是否能应付买方的需求。
在询价时买方通常都有一个通病,那就是怕量少而无法 得到好价格,便把需求量或采购量予以 \" 膨胀 \" 。此时,虽然 采购能够获得短期的利益,就算拿到了量产的价格,如果在 真正进行采购后,无法达到报价的预期数量时,供应商不是 提高价格, 便是在其他方面减少对客户的服务, 或停止供应, 到头来得不偿失的还是自己。因此,对需求量的资讯应很实 在的与供应商 沟通 ,同时采购也可拿出市场预测来说服供应 商,如此才能达到长期配合、持续供货的目的。
三、询价项目的规格书
规格书是一个描述采购产品品质的工具,应包括最 \" 新 版本 \" 的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有 助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本,如 果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采 购,如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日 文等,也应附上国际通用语言英文的译名,以双语 (Bilingual形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子 档案方式提供,则必须向供应商询问其接受的程度,在提供 时应注意以国际共通的档案格式如 DWG 、 IGES 、 DXF 、 PRO/E等等,以方便供应商转换图档。不过,在利用电子邮件传递 档案的同时,最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图 面,以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。
四、询价项目的品质要求
表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以 使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便 能完整表达对产品或服务的品质要求,应该依照产品或服务 的不同特性,综合使用数种方式来进行。
A. 品牌 (Brand or Trade Names:一般而言,使用品牌 的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省采购时间、
降低采购花费,也同时能降低品质检验的手续,因为只需确 认产品的标示即可。不过,具有品牌的产品其价格通常也比 较高,购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。
B. 或同级品 (\"Or Equal\":其意义指的是具有能达到相 同功能的产品,决定是否允许使用可替代的同级品报价也应 在询价时注明,同级品的确认使用必须要得到使用单位的接 受。
C. 商业标准 (Commercial Standard:商业标准对于产 品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等,都有一个共通 的完整描述。 对于一般标准零件如螺丝、 螺帽、 电子零组件, 使用商业标准可以免除对品质上的误解。
D. 材料与制造方法规格 (Material or
Method-of-Manufacture Specification:当对材料或制造 方法有特定的要求时,必须注明其适用的标准。如果要求注 明为 DIN 欧规时,其相对应的 CNS 或 JIS 规格也最好能予以 注明。
E. 性能或功能规格 (Performance or Function Specification :此类型规格较常用于采购高科技产品以及 供应商先期参与 (Early Supplier Involvement, ESI的情
况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能,至于 如何去制做方能达到要求的细节部分,则留给供应商来解 决。
F. 工程图面 (Engineering Drawing:工程图面是最能 用来描述所需要产品品质,其内容除了必须要清晰外,对尺 寸公差的精确性也不能忽略。
G. 市场等级 (Market Grade:通常用于商品如木材、农 产品、烟草、食品等方面的品质要求,由于市场等级的划分 界线无法很明确的被一般人所辩识,采购人员通常会被要求 具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。
H. 样品 (Sample:这是一种懒人的作法,样品的提供对 供应商了解买方的需求有很大的帮助, 尤其是对颜色、 印刷、 与市场等级的要求上使用的比较普遍。
I. 工作说明书 (Statement Of Work, SOW:主要使用于 采购服务项目类如保全、大楼清扫、废弃物处理、工程 发包等,一份完整的工作说明书除了应该简单明了外,对于 所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效 的评估。工作
说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服 务,也同时要能保留足够的弹性,让供应商来发挥创造工作 上的附加价值。
