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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 文件编号： HT/d-PB-4.2.3-01-2012 体文件版本： 第 1 版 文件管理规定 1 目的和范围 修订状态： 第 0 次修订 页 码： 共 5页 第 1 页 为规范中恒天汽车集团保定汽车公司的文件管理过程，特制定本规定。 本规定适用于中恒天汽车集团保定汽车公司的文件和记录管理过程。 2 规范性引用文件 JB/T 9165.1 工艺文件完整性 JB/T 9165.2 工艺规程格式 JB/T 9165.3 管理用工艺文件格式 JB/T 9165.4 专用工艺装备设计图样及设计文件格式 QC/T 3 汽车产品图样及设计文件完整性 3 术语和定义 3.1 质量管理体系文件 质量管理体系要求的文件 3.2 非质量管理体系文件 与质量管理体系要求无关的文件。 3.3 技术文件 QC/T 3和JB/T9165.1规定的文件。 4 职责和权限 4.1 品质管理部品保科负责公司范围内各类文件的统一管理和控制，文件立案部门应在文件发放前到品质管理部品保科审核盖章备案，需备案电子版文件及文件签字版原件。 4.2 由部门指定兼职文件管理员并在品保科注册，文件管理员主要职责： a）编制本部门的《文件清单》、《受控文件清单》、《记录清单》、《受控记录清单》； b）负责本部门文件管理，保证文件的有效性及使用最新版本文件； c）及时按《文件更改通知单》、《产品设计变更通知单》、《工艺设计变更通知单》更改文件； d）文件收、发及相关内容传达，必要时将文件内容目视化； e）本部门文件编号和标识控制； f）按时组织文件归档、鉴定、作废或销毁； g）妥善保管各种文件、记录。 4.3 文件和记录制定部门职责： a）负责文件、记录的制定、修改、鉴定、废止和处置； b）确定文件发放范围及文件新、旧版本代替； - 1 -
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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- c）文件内容宣贯，并监督其正确实施。 4.4 记录收集部门负责按保存期限保管记录。 5 管理内容与要求 5.1 文件分类 5.1.1 质量管理体系文件 5.1.2 非质量管理文件 5.1.3 技术文件 5.2 文件格式（适用于规章制度、程序） 5.2.1 文件的结构内容 文件中“章”的设定：1目的和范围； 2规范性引用文件； 3 术语和定义；4 职责和权限；5 工作程序或管理内容与要求；6相关支持性文件；7记录，如无某“章”内容，需在标题下注明“无”。 5.2.2 文件字体要求 文件正文中各章、条号和标题为5号黑体字，其它内容为5号宋体字。 5.2.3 需要时可以设置封面，质量体系文件封面格式见附件1，非质量管理体系文件封面格式见附件2。 5.2.4 工艺规程及工艺管理性文件格式执行JB/T 9165.2、JB/T 9165.3、JB/T 9165.4规定。 5.3 文件编制、审批、发放、保存、更改、换版、作废、处置及外来文件控制执行《文件管理程序》4.2.3的规定。 5.4 文件编号和标识 5.4.1 质量管理体系文件编号：品保科统一划定与质量管理体系有关的文件编号，见示例1，文件封面或首页同时盖“受控”和“恒天汽车文件管理”章；记录上加盖“ISO9000验证”章，同时纳入《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01)、《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01)管理。 示例1： HT./ 体 □ □□ － □□ － □□ － □□□□ 发布年号（阿拉伯数字、体d、e类文件可省略) 表1 同条款文件顺序号，从01～99 类别 文 件 1 2 3 4 5 部门 品质管理部 品保科 品检科 技术部 GB/T19001或GB/T18305过程条款 质量管理体系第一层次文件：质量方针和质量目标，编号为a 部门代号质量管理体系第二层次文件：质量手册，编号为b (见表2) 文件类别号质量管理体系第三层次文件：程序文件，编号为c (见表1) 体系文件缩写 质量管理体系第四层次文件：其他管理性文件、作业性文件，编号为d 中恒天汽车集团轻型车有限公司 质量管理体系第五层次文件：记录，编号为e 表2 代号 PG PB PJ TD 部门 生产管理部 组焊车间 电泳车间 涂装车间 代号 SC ZH DY TZ 部门 销售部 售后部 市场部 国际部 代号 XS SH XSSC GJ - 2 -
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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 工艺技术部 开发部 设备动力部 采购部 TDGY TDKF SB WL 总装车间 调试车间 供应部 库房 ZZ TS GY KF 人力资源部 办公室＊ 财务部＊ HR BG CW 注：“＊”质量体系不作规定。 5.4.2 非质量管理文件编号规则见示例2，文件和记录上盖“恒天汽车文件管理”章，同时纳入本部门《文件清单》(HT/PB-JL-12001)、《记录清单》(HT/PB-JL-12002)管理。 示例2 HT / □□ － □□ － □□ □□□ 表3 文件类型 传真 制度、规定 计划 总结 代码 CZ ZD JH ZJ 文件类型 会议纪要 申请、请示 通知 联络书 文件序号，从001－999 年号（如12代表文件类型2012年）代码 文件类型代号(见表3) JY 宣传类 部门代号(见表2) SQ 非质量记录 保定恒天汽车投资有限公司 TZ 通报 LL 报告、汇报、说明、决定 代码 XC JL TB QT 5.4.3 技术文件编号方法：工艺文件编号执行《工艺文件编号方法》的规定。标识：作废技术文件一律盖“作废”章或“作废留用”章，按期整顿后的文件盖“××年整顿”章。 设计文件试制阶段在标记处填写“S”，小批生产在标记处填写“A”，正式生产阶段在标记处填写“B”。 5.4.4 记录的分类、格式、标识、归档、贮存、检索、式样更改及外来记录控制执行《文件管理程序》的规定。 5.4.5 此规定自下发之日起执行，现行文件原有编码可过渡使用，待文件修订换版时变更。 5.5 文件评审及批准 5.5.1 文件的评审： a）新编制的文件：新文件发放前立案部门应组织文件相关部门负责人以回览形式会签； b）正在使用的文件：文件制定部门每六个月应针对文件内容组织适用性评审，必要时予以修订或换版； 5.5.2 文件的批准： a）技术类文件参照《产品图样（设计文件）及技术文件审签管理办法》执行； b）质量管理体系内及体系外文件要求如下： 文件类型 质量方针、质量手册 体系内文件 程序文件 管理性文件、生产作业性文件 体系外文件 更改类文件 编 制 编制小组 编写小组 文件提出人 文件提出人 文件提出人 审 核 审核小组 审核小组 级 ------ 科长级 批 准 总经理 生产副总 备注 ------- ------- 相关副总 必要时报相关副总经理或总科长级 经理批准 级 原批准人 原编制人员 原审核人员 - 3 -
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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5.6 文件内容宣贯和执行 5.6.1 文件制定部门应在新文件自发布之日起六个工作日内对相关部门负责人宣贯，再由相关部门逐级向下宣贯，确保相关人员熟知并掌握文件内容。 5.6.2 文件制定部门应随时监督文件的执行情况，对不符合要求的现象予以纠正，品保科负责监督执行。 5.7 文件管理 文件的使用部门必须保证使用最新版本文件，在此基础上做好文件的保管。其中技术文件每三个月应组织一次盘存。 5.7.1 文件时效性控制 a）收到新文件或在用文件、记录废止、合并，文件管理员应及时修订《受控文件清单》、《文件清单》； b）各部门每月根据《文件清单》整理现行文件，文件短缺及时向品保科说明情况申请补发； c）各部门现场所有目视化文件均应标识受控状态，保持整洁，严禁使用作废失效文件。 5.7.2 文件保密规定 所有文件未经部门负责人批准不得借出、不得擅自带出厂外。 5.7.3 外来文件由收到部门组织评审鉴定，现行或适用文件到品保科盖“有效”章，过期或废止文件盖“作废”章，每三个月应组织一次鉴定。 6 支持性文件 6.1 《文件管理程序》(HT/体c -4.2.3-01-2011) 6.2 《质量记录控制程序》(HT/体c-4.2.4-01-2011) 7 相关记录 7.1 《受控文件清单》(HT/体e-PB-4.2.3-01) 7.2 《受控记录清单》(HT/体e-PB-4.2.4-01) 7.3 《文件清单》(HT/PB-JL-12001) 7.4 《记录清单》(HT/PB-JL-12002) 7.5 《文件更改通知单》(HT/体e-PB-4.2.3-02) 7.6 《产品设计变更通知单》(HT/体e-TD-7.3.7-01) 7.7 《工艺设计变更通知单》(HT/体e-TD-7.5.1.1-01) 8.流程图： 无 9.文件更改状态： 文件更改状态记录 序号 文件更改通知单（文件编号） 更改人 更改标识 更改处数 日 期 - 4 -
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