海南省重点建设项目档案附件

专项验收实施细则

第一章 总 则

第一条 为加强我省重点建设项目档案管理工作，规范重点建设项目档案专项验收，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据国家档案局、国家发展和改革委员会制定的《重大建设项目档案验收办法》和有关法律法规，结合我省建设项目实际情况，制定本实施细则。

第二条 重点建设项目档案专项验收是各级档案行政管理部门依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项验收。

第三条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。项目建设主管部门在抓好项目建设的同时，有责任抓好项目的档案工作。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第四条 项目档案是指从项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产全过程形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。项目建设单位（法人）应将项目档案工作纳入项目建设管理范畴，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第五条 本实施细则适用于在我省行政区域内的国家重点建设项目，以及须经省每年审定公布的重点建设项目的竣工档案验收。

第二章 验收组织

第六条 重点建设项目档案验收工作，按建设项目的管理权限分级负责组织实施。

（一）在我省行政区域内的国家重大建设项目档案验收的组织工作，按照国家有关规定执行，受国家档案局委托的，由省档案局组织验收，验收结果报国家档案局备案。

（二）省重点建设项目的档案验收，由省档案局组织。 （三）市（区）、县重点建设项目的档案验收，按项目管理权限，分别由市（区）、县档案行政管理部门组织。

省档案局对各市（区）、县档案行政管理部门组织的档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预验收。

第七条 项目档案验收组的组成：

（一）省档案局组织的项目档案验收，验收组由省档案局、项目主管部门、必要时可邀请项目所在地市（区）、县级档案行政管理部门等单位组成。

（二）市（区）、县档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。

（三）凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

（四）项目档案验收组人数一般为5人以上的单数，对于项目规模较小，竣工档案数量相对少的项目，亦可由3人

组成，组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

（五）项目档案验收人员应熟悉项目档案工作，由项目管理的档案行政管理部门业务指导人员、主管部门档案管理人员、相关行业档案人员、专业技术人员构成。

第三章 验收标准及前提条件

第 项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）及行业主管部门制定的规范性文件及有关电子文件管理的规范和标准。

第九条 项目档案验收应具备的前提条件：

（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，具备竣工验收条件；

（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力； （三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十条 项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据

档案工作的相关要求，依照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》（附件１）进行全面自检。

第四章 验收申请

第十一条 重点建设项目档案验收工作由项目建设单位（法人）按规定办理档案验收申请手续，并经档案验收组织单位核准后实施。项目建设单位（法人）在项目竣工验收前三个月，向档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《海南省重点建设项目档案专项验收申请表》（附件2）。

第十二条 档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内，对是否同意验收以及验收的安排作出答复。

第十三条 项目档案验收申请报告的主要内容包括： （一）项目建设及项目档案管理概况；

（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

（四）存在的问题及解决措施。

第五章 验收内容

第十四条 项目档案的基础管理工作。包括项目档案工作规章制度、项目档案工作与项目建设同步管理、项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制、项目档案纳入合同管理等方面。

第十五条 项目档案的完整、准确、系统情况： （一）按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），结合行业标准及项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

（二）各类项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）、 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）、 《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T／184—2002）及有关行业的标准、规范。

第十六条 项目档案的安全：

（一）档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

（二）档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。 （三）归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。 （四）采取有效措施保证档案实体和信息安全。

第六章 验收程序

第十七条 项目档案验收应在项目竣工验收之前完成。 第十 项目档案验收采用召开档案专项验收会议的形式，由验收组织单位负责召集。

第十九条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第二十条 项目档案验收会议的主要议程包括： （一）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况； （三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况； （四）项目档案验收组根据检查情况对照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》，对项目档案质量进行评分及综合评价；

（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。 （六）通过验收的项目档案，验收组成员应在《海南省重点建设项目档案专项验收意见书》（附件3）上签字。

第二十一条 检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

项目档案数量在2000卷以上的，抽查档案按5％－10﹪的数量抽取；项目档案数量在2000卷以下的，抽查档案的数量应不少于100卷；项目档案经过预验收的，验收检查时可根据实际情况简化，重点检查在预验收时所提出问题的整改情况。

第七章 验收意见

第二十二条 项目档案验收意见的主要内容包括： （一）项目建设概况；

（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理情况，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；

（三）存在问题、整改要求与建议。

第二十三条 项目档案验收结果分为合格与不合格。按照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》（附件1），项目档案验收组通过无记名投票等方式，有半数以上成员同意通过的为合格。

第二十四条 项目档案验收合格的，由项目档案验收组出具项目档案验收意见，经档案行政管理部门审核，准予通过项目档案验收。

第二十五条 档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位（法人）于项目竣工验

收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位（法人）及相关责任单位通报批评。造成项目档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。

第二十六条 第二十七条实施细则执行。第二十

第八章 附则

本实施细则由海南省档案局负责解释。 其他建设项目的档案验收工作，可参照本本实施细则自颁布之日起施行。

附件１：

海南省重点建设项目档案专项验收标准

不 序号 验收项目 项目档案的基础 管理工作 ①认真贯彻执行国家档案法律法规； ②项目档案管理纳入项目建设管理、制定项目档案管理工作计划；向档案行项目档案管理政管理部门报送项目档案登记工作。 ③建立由建设单位及各参建单位专、兼职档案人员组成的工程档案管理网络； ④建立健全项目档案各项管理制度； ①统一领导、统一制度、统一保管； ②对本单位各职能部门的档案工作进行监督、指导； 1.2 坚持统一管理③对各参建单位档案的形成、积累、整原则 理进行监督、指导和考核； ④项目文件的收集、整理归档和项目档案的移交与项目的立项、建设和竣工验收同步进行； ①落实分管工程档案工作领导，明确归 口管理部门； 验 收 内 容 及 要 求 合格 合格 1 备注 1.1 1.3 项目档案工作②档案人员（专兼职）分工及职责明确； 实行领导负责制 ③建立档案人员岗位责任制并有考核措施； * ④项目法人对项目建档、归档情况负领导责任； ①将项目文件材料的收集、整理和归档 纳入项目建设单位与有关单位签订的合同、协议中； 1.4 项目档案纳入合同管理 ②对其文件材料编制、整理要求、移交时间、份数和违约责任做出明确规定，并严格执行； ③工程监理单位应发挥监理在项目档案中的监控职能，履行对施工技术文件签证和竣工图的审核制度； ①项目建设单位应配备适应工作需要的 档案人员； ②参建单位应配备专职或兼职档案人员； ③定期对专兼职档案人员进行培训； ④专兼职档案人员具有档案专业或经过档案专业培训，并取得上岗证书（含参建单位）； ①采用先进档案管理软件，对工程档案 的收集、整理、利用实行信息化管理； ②有复印机、计算机、扫描仪、刻录机、照相机等硬件设备； ①档案工作必备设施、设备的经费落实； ②保障档案工作正常开展的经费落实。 * 1.5 档案工作人员配备 1.6 档案信息化建设 1.7 档案工作所必需的经费落实 2 2.1 项目档案完 整、准确、系 统性情况 按照《国家重大建设项目文件归档要求 项目档案的完与档案整理规范》所确定的内容，将项目建设全过程中应该归档的各种载体整性 文件（原件）收集齐全 ①项目建议书及批复、工程“可研”阶段 文件及其审查和批复文件； 2.1.1 前期管理文件 ②项目评估、论证； ③环境预测、环境影响报告书和批复； ④任务书及批复文件； ①地质、水质、水源勘察报告及试验报 告； 2.1.2 设计基础文件 ②地形、构筑物及设备安装定位测量记录； ③水文、气象、地震等设计基础材料； ①规划设计、初步设计及其审查文件； 2.1.3 设计文件 ②技术设计、施工图设计（含预算）； ③关键技术设计、试验、计算等； ①项目征地、拆迁、移民文件及红线图等； ②与设计、施工、监理、设备制造等单位签订的合同、协议； ③工程、设备招投标文件； ④计划投资统计管理文件及工程往来文件； ①开工报告、图纸会审、技术要求及交 底； ②施工组织设计、作业指导书及方案； 施工文件 2.1.5 ③技术记录、性能测试调试及各项试验报告； * 2.1.4 工程管理性文件 * （含土建、安装） ④交工验收记录、竣工报告； ⑤质量验评材料、事故处理报告； ⑥设计变更单、材料代用单、工程联系单； ⑦原材料证明、复检报告、现场检验报* 告； ⑧焊接和金属检验记录及报告； ⑨观测、检测、测量记录及报告； ⑩隐蔽工程验收记录及签证； ① 总平面图； ② 建筑、结构竣工图； 2.1.6 竣工图 ③ 设备管线安装竣工图； ④ 电气仪表接线竣工图； * ⑤ 暖通、水电、通信及其它相关专业竣工图； ① 监理规程及大纲、监理通知、报告、 会议纪要、监理日志、监理周（月、季、年）报； ② 合同管理文件、四控制(投资、质量、进度、安全)文件、协调文件； ③ 质量检查、验收记录、分析评估及报告； ④ 主设备监造报告等； ①设备运行启动后质量联检报告； ②省级质检中心站各次质检报告； ③工程质量监督检查站各阶段质检报告； ④质量不合格项记录及闭环文件； ④工程及设备质量检验、质量评价报告； ⑤压力容器及管道质检报告； 2.1.7 监理文件 2.1.8 质检文件 * ①设备材料出厂质量合格证及检验报告； 2.1.9 设备文件 ②设备、材料开箱记录； ③设备图纸使用维护说明书； ④设备安装总图及零配件图； ①科研开题报告、任务书及批准书； ②研究方案、计划及调研报告； 2.1.10 科研项目 ③试验记录、图表； ④科研报告、技术鉴定； ⑤成果申报、鉴定、审批及推广应用； ①国外各设计阶段文件、审查议定书等； 2.1.11 涉外文件 ②谈判协议、合同及招投标文件； ③设备材料检验、开箱记录、商检及索赔文件； ① 生产管理制度、措施、方案； ② 操作规程、系统图、设备缺陷及事故处理记录、分析和结论等； ③ 操作票、工作票、运行日志等各项运生产准备及试行记录、维护记录、试验记录、设备2.1.12 命名等; 生产文件 ④ 技术培训教材； ⑤ 生产准备及考核期工作总结； ⑥ 调试文件； ①工程概算、预算、标底、合同价、决 算、审计及说明； 2.1.13 财务资产管理 ②交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册； ①工程建设、设计、施工、监理、调试 总结； ②环保、劳动安全卫生、消防、档案等专项竣工验收文件； ③竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会签字名单； ④竣工验收报告，审计文件、决算报告； ①声像文件应有建设、施工、监理单位 从项目立项、施工前后、施工过程到工程竣工验收全过程原始面貌记录、开竣工仪式、领导视察、各类会议、与工程有关的重大活动、各单位工程、重要分项工程、隐蔽工程、设备声像及电子文2.1.15 缺陷、重大事件及其具有保存价值的件 照片、录音及录像等； ②电子文件应有建设、施工、监理等单位在建设过程产生的磁盘、光盘等，并与纸质文件对应一致，电子文件总目录准确无误。 2.2 档案内容真实反映项目（工程）竣工时 项目档案的准的实际情况和建设过程，做到图物相确性 符，技术数据准确可靠，签字手续完备 ①数据真实可靠，填写内容齐全准确， 字迹清楚，表式符合国家规定； 2.2.1 归档文件内容 ②图样清晰、图表整洁； 2.1.14 工程竣工文件 * * ③签字认可手续完备； ①案卷目录与档案实物必须相符，案卷 归档案卷目录题名简明、准确； 2.2.2 与档案实物 ②卷内目录详实，与归档文件对应无误； ①竣工图由监理单位组织进行审核，在 竣工图章上的相应位置签字确认； ②竣工图应准确、清晰 、修改到位，图纸更改方法要规范，更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位并竣工图编制 注明修改依据，真实反映项目竣工时的实际情况； 质量 ③应逐张加盖竣工图章，竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签； ④应有竣工图编制说明、设计变更清册，变更依据性文件上应注明被修改的图号。 项目档案的系按其形成规律，保持各部分之间的有机 统性 联系，分类科学，组卷合理 ①收集工作与工程进度保持同步进行， 有专人负责； ②项目立项申报、地质勘察、征地拆迁、招投标、设计、施工、监理等项目建设全过程各种载体文件收集齐全； ③保证原件的收集，如无原件，有相应的补救措施； ④项目建设中所形成的各种文件、资料均归档案室统一保管； ①分类清晰、明确，符合国家或行业标 准（含特殊载体档案）； 2.3.2 档案分类 ②制定该工程项目建设特点的分类方案，能反映工程特征和工程实况，并符合档案管理规定； ①组卷规范、合理、遵循文件材料形成 规律，保持卷内文件的有机联系； ②案卷封面、卷内文件目录、备考表填写规范、清晰、符合GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，能反映卷内文件的实际内容； ③编目符合著录规则； 2.2.3 * 2.3 2.3.1 收集工作 * 2.3.3 档案组卷 * ①施工、监理、调试、设计等单位按规 定时间向建设单位移交档案； 2.3.4 档案移交 ②建设单位按时向生产单位移交档案； ③移交手续齐全、有移交清册和经手人签名； ①编制案卷总目录、单项工程专题目录 和声像档案目录； 2.3.5 检索利用 ②建有档案信息数据库； ③能用现代化手段对档案进行检索、统计、利用。 3 项目档案的安 全 ①有与档案工作相适应的专用库房，实 行库房、办公、阅览三分开； 3. 1 库房建设 ②采取了防火、防盗、防光、防有害气体、防水、防潮、防虫、防尘等措施； ③采取了温湿度控制措施； ①有存放档案的柜、架等装具，数量充 裕且质量好； 3. 2 档案装具 ②有空调机、去湿机、排风扇、温湿度测试仪、灭火器等； ③卷皮、卷盒等装具牢固、美观，质量符合国家要求； ①文件材料的载体和书写材料应符合耐 久性要求，不应用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等易褪色的书写材料； 3. 3 文件制成材料 ②录音、录像文件应保证载体的有效性； ③长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘； * ①对不同载体的档案，采取有效措施， 确保档案实体安全； 3. 4 安全措施 ②有防磁柜，保证电子、声像档案的安全性； ③档案信息管理系统有防病毒措施且数据有备份，保证档案信息的安全。

* 说明：标有“*”号的项目为验收重点，验收重点有一项不合格的，整个项目档

案验收为不合格。

附件２：

海南省重点建设项目档案专项验收申请表

项目名称 审批（核准）机关 投资规模 建设单位 立项日期 建设时间 设计单位 主 要 （法人） 主要施工 单位 计划档案 监理单位 计划竣工 验收日期 联系人 验收日期 联系电话 地址／邮编 电子信箱 申请单位 自检意见 （单位盖章） 年 月 日 验收组织 单位意见 （单位盖章） 年 月 日

附件3

海南省重点建设项目档案专项

验收意见书

项 目 名 称

建 设 单 位 项目负责人 申 报 时 间

海南省档案局印制

项目名称 项目法人单位或业主单位 项 地 址 邮编 上级主管部门 目 概算总投资 概 主要单位工程 万元 建设工期 年 月至 年 月 况 主要设计单位 主要施工单位 主要监理单位 项 档案管理部门名称 隶属部门 档案 目 姓名 分管档案 姓名 人员 档 库房面积 案 电话 工作领导 职务 设施设备 合 计（卷） 档案情 数量 况 图纸 册(张) 永 久（卷） 长 期（卷） 短 期（卷） 照片 册(张) 录音、录像 盒(带)

项 目 档 案 自 查 情 盖 章 况 验 年 月 日 收 标 准 及 规 范 档案基础工作、完整、准确、系统及 安全保管的 综合 评价 验收结论 存在问题及 整改意 见 省档案局审核意见 盖 章 年 月 日 备 注

验 收 组 成 员 名 单 姓 名 单 位 职务/职称 签 名 组长 副组长 成 员