××××××业务用车管理规范
1、目的：
为充分地保障公司重要业务用车需求，为经济实惠地满足一般性业务用车需求，并理顺公司内部各类业务用车方面所涉及的工作环节，特制订此管理规范。
2、适用范围：
适用于×××××××公司所有员工，因开展工作所必需的车辆需求。
3、用车需求分类与原则：
3.1 接待重要客户用车：系接待重要客户及前往出租车不准入社会机构的用车，公司允许这类需求者使用认证服务商所提供的标准车型（奥迪A6/2.0或通用别克商务GL8)。
3.2 一般性业务用车：系员工因公短途出行（如往返机场、短途市区内用车等），请乘坐公共交通、出租车（预订热线：北京出租车调度中心电话86376699、金建服务中心电话96103）或自驾，如您选择自已驾车，请遵守《××××公司自行驾车报销管理规定》。
3.3远郊、长途及超8小时用车：指远郊（如延庆、怀柔、密云、平谷、房山、门头沟、大兴区）活动踩点、市外长途及超8小时用车，预订单需经经理及以上人员批准后，由行政后勤交通主管推荐经济实惠的派车方案。
3.4搬家及货运用车：公司及部门各类搬运货物用车需求，预订单需经经理及以上人员批准。
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3.5活动用大、中巴士：公司及部门活动用车需求，预订单需经经理及以上人员批准。
3.6 非Base在中国的人员用车：指在LC的SAP系统中无对应成本中心或无法实现内部费用分摊的用车，可委托有预订ID的员工帮助预订，但被委托人须告知委托人自己承担相应费用，且在乘车时用人民币现金支付车费和取得。
4、车辆预订程序及要求：
4.1网上订车与服务的全过程：从公司内部主页进入并执行以下程序：点击资源预订/车辆预订/阅读订车提示，酌情选择用车需求分类，填写并提交《车辆预订单》/经理及以上批准（接待重要客户用车除外）/系统管理员受理/认证服务商依据订单与预订人确认行程和收费标准/系统自动发送确认邮件，且服务商通知用车联系人所派车辆的车牌号、司机姓名、电话及抵达时间和地点等相关信息/系统管理员在系统中回录出车记录，并调查满意度/分摊用车费用。
4.2 订单处理时间：
4.2.1正常订单处理：在工作时间内(9：00-18：00之间)有效的订单，系统管理员在当天受理，确认方案后第一时间通知用车联系人所派车辆的车牌号、司机姓名、电话及抵达时间和地点等相关信息；
4.2.2紧急订单处理：如确因业务突发紧急需求时，拨打车辆预订应急热线×××××（如需英文服务请拨打××××），服务商依据资源状况，确认是否能够派车（服务商不能承诺一定满足紧急需求），如能派车，请员工发手机短信明确需求（发车时间、上车地点、前往目的地、用车联系人及手机），并第二个有效工作日内补交网上订单。
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4.3下订单时间要求：为确保您的用车需求能得到满足，请您提早做好出行计划，并参照以下时间要求进行预订。
4.3.1接待重要客户用车：请提前于1个有效工作日预订。
4.3.2远途、长途及超8小时用车和搬家货运用车：请提前2个工作日预订并完成上级批准程序。
4.3.3活动大、中巴士：请提前3个工作日以上预订并完成上级批准程序。一次性使用5辆车以上的需求，须一周提交有效订单。
4.4撤单程序及说明：
4.4.1未经系统管理员受理确认的订单：预订人可在预订系统中自行撤单。
4.4.2已经系统管理员确认方案的订单：预订人必须用邮件告知管理员，如不能得到及时反馈时，请用电话与系统管理员联系撤单需求。
4.4.3撤单损失费：自行撤单或提前1个工作日通知系统管理员撤单时无需承担任何费用；当发生紧急撤单时，将依据服务商的车辆供应状况，酌情处以订车总费用收取最高20%的违约金。
5、费用结算：
5.1 预订人为承担费用的直接责任人，系统管理员按月将费用分摊至其成本中心。
5.2 若发生实际用车人因无成本中心而不能接受分摊，又没有现金支付车费时，预订人为承
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担费用的直接责任人，系统管理员则将费用分摊至其成本中心。
6、职责分工：
6.1需求部门：
6.1.1 预订人：为确保您的出行顺利和结算准确，请依照此规范预订和使用车辆，您有责任保证所提交订单的信息完整、真实、准确，您有义务在用车需求发生变化的第一时间内告知系统管理员或服务商，并承担由于用车人责任所造成的延误及相关费用。
6.1.2各级经理以上管理者：督导本部门员工认真执行本规范，审批《车辆预订单》的必要性、合理性，及时处理违规用车事件。
6.2 行政后勤部：负责此规范执行环节的管理和监督，纠正和通报预订人及服务商的违规行为。
6.3策略采购部：负责车辆服务商的选择、认证、评估和协议管理
6.4 信息系统部：负责网上车辆预订系统的正常运行和维护。
7、解释权限：本规定由行政后勤部和策略采购部负责解释。
8、有效期限：本规定自2009年1月1日起执行至新规范颁布之日止。
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