广州禾信分析仪器有限公司 文件编号 版本（修订） 页 次 批准 修订日期 HX-SC-001 共10 页 技术交流会流程 修订
第一条 目的
陈洁 审核 第一章 总那么
为标准公司技术交流会开展的相关事项、保证活动进程顺利、尽可能搜集潜在客户信息，特制定本制度。
第二条 技术交流会的概念
技术交流会指以推行公司形象与产品、寻觅潜在客户为目的，而由公司主办或与其他机构合办的技术宣讲活动。
第三条 技术交流会流程分解示用意
技术交流会申请技术交流会方案确定准备工作审核通过 人员分工会议时间、地点、日程确定制作邀请函、会议指南邀请客户费用申请会议物资准备接待培训会议过程现场布置签到（客户信息收集） 拍照、录音等会议现场会议协调撤展、运输工作人员协助会议开展资料信息整理、个人报告提交会后总结效果评估领导审核 客户信息跟踪
第二章 前期预备工作
第四条 技术交流会申请
销售依照所属区域内情形进行技术交流会申请，汇合技术部、销售部意见，审批后确信是不是开展技术交流会，市场部对技术交流会统一安排。
第五条 确信技术交流会方案
通过审核的技术交流会，成立技术交流会实施方案，成立展会工作打算，确信技术交流会牵头人、时刻节点，明确分工，做好费用预算。方案通事后严格执行。
第六条 技术交流会预备工作
1. 确信会议地址与时刻
确信会议日期后，依照会议规模，市场部与本地销售联系本地酒店，预定会议室，并与酒店方沟通协议住宿、会场情形等事宜。
2. 确信会议日程
邀请专家在会议上做报告，确信到会专家与报告题目。 3. 制作会议邀请函及邀请客户
制作会议邀请函，会议邀请函应包括会议地址、时刻、会议日程、联系人等信息。会议邀请函确信后发送给相应销售，由销售邀请客户，及时统计客户参会信息，并在会前跟客户进行确信。
4. 预备相关会议物资
1） 展现仪器：假设需要在会场展现仪器，市场部通过K3提交展现仪器申请，交
由生产部预备仪器、打包交仓管发货。
2） 礼物：提早预备专家礼物。假设会议日程包括抽奖活动，那么依照会议规模与
获奖比例购买礼物。
3） 公司宣传样本与会议手册：依照会议规模预备公司宣传样本，制作会议手册。 4） 其余会议物资：由市场专员负责，原那么上所有的物品需发物流，特殊情形可
发快递。展会负责人发货前需清点物资，并做好相应记录，后交由仓管发货。原那么上物资提早预备优先选择物流。
5. 背景调查
技术交流会开展前，对莅临专家、重要客人进行背景调查，预备好莅临专家的1分钟介绍词。
第七条接待培训
参会人员参展前应通过简单培训，内容包括：接待工作分工、接待技术、常见问题回答方式等。由技术部、销售部提供，市场部整理制作培训ppt并发送通知，参会人员应认真阅读，明确工作安排。
第 费用申请
市场部提早做好经费预算，依据预算申请足够经费，以知足技术交流会需要，并对支出明细进行记录。
第三章 技术交流会进程
第九条 现场布展
1. 会务工作人员在布展前提早与酒店方联系，并预备好布展相关物品。会务工作人员应在会议开始前1-2天抵达会议现场进行现场布置。
2. 现场要紧负责人布展前确认物资、仪器等已运至会议地址。 3. 应用工程师负责仪器、电脑的安装调试。
4. 会务工作人员安排酒店方悬挂横幅、指示牌，摆放桌椅、预备纸笔，布置签到台、茶歇，摆放展架，提早调试音响、电脑、麦克风等电子设备，整理礼物、会议资料。 5. 负责人和谐布置工作，其他会务人员协助现场布置。
第十条 接机、接车工作
1. 销售搜集客户伺机、搭车信息，并发送给会务人员，会务人员对信息进行统计分类，
并提早预定车辆。
2. 接机接车当天，相关会务人员提早抵达机场或车站，携带接机牌等候客人，并提早
与司机取得联系。
3. 迎接客人并将客人送上车，司机将客人带到指定地址。
4. 相关销售人员在酒店等候，派发会议资料，帮忙客人记录、入住。 5. 着装，不要过于随意，建议统一穿公司工作服。
第十一条 技术交流会现场
1. 技术交流会当天确保提早半小时抵达会议现场。
2. 工作人员的着装，不要过于随意，建议统一穿公司工作服。
3. 提早打开笔记本、投影仪，激光笔等电子设备，打开空调，预备好茶水。
4. 工作人员提早抵达签到台进行布置，预备足够签到表与笔，协助客人签到，派发公
司宣传册与会议指南，并引导客人入座。
5. 会议前等待时刻与茶歇期间，可播放公司宣传视频或轻音乐。 6. 区域领导主持技术交流会及抽奖活动，工作人员协助会议开展。 7. 会议上及时为客人添加茶水，提早预备茶歇食物。
8. 展会终止前应该检查仪器电源、照明灯电源是不是关闭，重要物品是不是有遗忘。
第十二条 撤展
1. 仪器：技术人员负责将仪器打包，通知物流（可联系仓管安排物流），将仪器输送至指定地址。
2. 其他物资：由参展人员搜集整理，通知物流将物资送至指定地址。返回的观众记录表、收到的名片等客户资料由工作人员带回公司。
第三章 总结
第十三条 会议后信息整理：
1. 总结：牵头人对技术交流会进行成效评判并填写《参会成效及总结表》（技术交流会终止后5天内），提交给直属领导，抄送市场部。其他工作人员需提交个人总结（技术交流会终止3天内），提交给直属领导，抄送市场部。
2.现场照片及参会人员名单，由市场部人员整理后发送给商务部，并由市场部存档。
第十四条 重要客户信息跟踪
由市场部整理客户信息发送给商务部，由商务部份配相关销售人员跟进，相关销售人员15日反馈跟进情形。
第十五条 市场部存档文件
技术交流会终止后，市场部对以下文件进行存档：
1．会议邀请函
2．技术交流会申请（附件1） 3．会议指南
4．技术交流会工作明细
5．市场活动个人报告（附件2） 6．技术交流会成效及总结（附件3） 7．现场照片
8．会议报告ppt，报告录音 9．参会人员名单
第四章 附那么
第十六条 本流程由市场部负责说明。 第十七条 本流程自总领导签发之日起执行。
附件1. 技术交流会方案
技术交流会方案
举办目的 相关背景 主办单位 地点 协办 时间 会议规模 仪器展示 举办方式 参会人员邀请 午宴 晚宴 酒水费 专家费 茶歇 会场布置 费用预算 礼品 公司宣传册 工作人员住宿 高铁票 市内交通费 快递费 备用金 合计 数量 单价（元） 总计（元） 会务工作及分工 审批意见 市场部经理 营销总监 附件2. 市场活动个人报告表
市场活动个人报告
活动性质 活动名称 时间 同期活动 展台形象设计及会议物料评估 不足之处： （至少2项） □展会 □技术交流会 地点 □学术会议 □其他 改进意见： （至少2项） 此展会是否能满足我们市场拓展的需要 □ 是 □ 否 1、宣传效果： 成果 2、销售成果： 3、其它： 本次展会有何缺失和改进意见 缺失： 改进意见： 活动现场描述 活动总结 报价／有采购计划的客户资料（销售人员填写） 序号 1 2 3 4 客户姓名 单位名称 仪器种类 预算金额 填表人签字：____________
附件3. 市场活动总结表
市场活动总结
参 会 记 录
会议名称 参会人员 地 点： 会议规模 参展仪器 一. 参会成效 展会同期活动（展会、论坛、新 品发布会等） 列举至少4家参展知名企业及其展位大小 展台形象 设计评估 时间： 不足之处 （至少2项）： 改进意见 （至少2项）： 与其他参展商比 □相对很高 □相对较高 □差不多 □相对较少 □相对很少 观众流量 原因 物料配送建议 登记表 人 接待人数 接待客户评估 名片 人 其他 人 分布行业、区域分布行业： 以及观众构成 区域： 合计 人左右 观众构成： 成交评估
意向成交仪器与成交量：
此展会是否能满足我们市场拓展的需要 □ 是 □ 否 参展成果 1、宣传效果： 2、销售成果： 3、其它： 本次展会有何缺失和改进意见 整体缺失： 改进意见： 是否参加下届该展会 □是 □ 否 原因 总结 二. 大体财务结算
项 目 参会费 公司宣传册 礼品 单 价（元） 人数/数量 物资运输 住宿费 展品租用 展品搬运 餐饮费 住宿费 机票、高铁费 市内交通费 总 计 三. 观众信息统计
姓名 单位 职务 支 出（元） 电话 手机 E-mail 备注
填表人： 填表日期：
