备用金管理程序
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编号：FM-TM-05-04 版号： 财务管理体系文件 生效日期： 发放编号： 备用金管理程序 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 修订日期 修改原因及内容摘要 修改人 审核人 批准人 初稿仅供内部讨论 2002 中华财务 版权所有
1、目的
为提高现金使用效率，确保现金管理符合内部控制要求，根据国家有关财务管理、会计核算管理制度的规定，结合首创置业股份有限公司（以下简称“本公司”）实际情况，特制定本规定。 2、适用范围
本程序适用于本公司备用金形式管理的资金业务。
本办法适用于本公司及下属控股子公司财务部，其他部门对涉及到的有关规定亦应遵照执行。
3、相关程序及文件 票据管理规范 FM-TM-04 4、工作程序
备用金的使用范围和管理责任
1）各公司常设的，且须进行子项预算或成本收入核算的业务部门，包括开发类公司项目部、工程管理部；物业管理公司的物业管理处；以及经纪代理公司的业务部门等部门的日常现金支出，可采用备用金形式进行管理及核算。
2）备用金主要用于各业务部门或项目部经常性，小金额的日常费用开支及其他零星开支。
3）由财务总监核定哪些业务部门须采取备用金形式进行管理。
4）项目经理、业务部门经理负责备用金的使用控制和管理，并定期向财务部报销。 备用金定额及申领 步骤 1 工作内容 备用金定涉及岗位 业务部 程序说明 拟采用备用金形式进行管理的业务部步骤 工作内容 额申请 涉及岗位 部门经理 程序说明 门，由业务部门根据日常现金开支情况报备用金限额申请，注明备用金的开销范围和主要支出项目，部门经理审签。 2 备用金定额审定 财务部经理 财务总监 财务部经理审核业务部门申报的备用金使用范围和支出项目，附调整意见，报财务总监，由财务总监审定各业务部门的备用金定额。 3 备用金申领 项目经理 业务部门经理 分管副总 总经理 项目经理或业务部门经理向财务部申领备用金，填制《借款审批单》，注明用途为“备用金申领”，经分管副总、总经理审签后，交财务部。 4 审核及领用 财务经理 出纳 财务经理审核后，交出纳，支领现金。 备用金使用 步骤 1 工作内容 备用金使用 各业务部门 备用金的支出严格遵守核定的备用金支用范围。 备用金报销及补足
涉及岗位 项目经理 业务部门经理 程序说明 由项目经理、业务部门经理直接控制备用金的使用。 2 步骤 1 工作内容 备用金报销初审 涉及岗位 部门经理 项目经理 程序说明 每月由项目部或业务部门汇总备用金开支的相关，由项目经理或业务部门经理统一审核后，填制《费用报销单》，注明备用金报销，报财务部。 2 备用金报销的预算审核 预算管理员 业务部门 分管副总 财务总监 《费用报销单》由预算管理员审核，如为计划内用款，审定签字；如为计划外或超计划用款，注明“计划外” 或“超计划”，通知业务部门补充超预算说明，交分管副总和财务总监审签批准后，再至财务部审核。 3 备用金报销复审 财务部经理 《费用报销单》经财务经理审核。 4 备用金补足 财务部经理 出纳 出纳 会计 经财务部经理审签《费用报销单》后交出纳领取现金。 5 备用金核算 出纳将《支出凭单》及《费用报销单》交会计进行备用金的帐务处理。 6 超备用金限额的报销处理 报销金额超过备用金部分的，超过部分执行现金费用报销程序，见现金借款及费用报销管理程序。 5、单据与记录 6、流程图
