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办公物品管理制度
QMS\\RD-Q1001文件 编制日期：2010.6.5
第一条
为使公司办公物品管理工作规范化，结合公司实际情况，特制订本制度。 第二条
办公物资的采购及发放原则： 保证供应、方便工作、节省开支。 第三条
采购需从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。 第四条
本制度所指办公物资包括： 1． 文具、纸张等文案用品；
2． 办公桌椅、档案柜等家俱器具；
3． 话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备； 4． 电扇、空调等家电设备等。 第五条
各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批准后，按月制订具体计划。 第六条
办公物资的采购及发放实行集中管理，由企业管理部负责，具体细则如下： （一） 办公物资的月度采购。
各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月28日前报至企业管理部，企业管理部审查是否在预算之内。如在预算外，企业管理部要求各部门重新填单，如在预算内，企业管理部签署意见后，报公司总监批准。
（二） 办公物资的临时采购。
各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部门负责人签准，报企业管理部预审，然后报公司总经理审批。 第七条
企业管理部预留1000元作为采购备用金，用于行政采购。备用金由企业管理部负责人保管，行政购物由公司总经理审批。
物资管理员（可兼职）负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。
（一） 采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式三联，一联物资管理员留存，一联交财务部，一联留存于行政部），办理入库手续，并登记库存数量帐。
（二） 物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”： 1． 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。 2． 四检：
上班必须检查门锁有无异常，物品有无丢失。
下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。 检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。 （一） 物资管理员应合理有效地使用储藏室（柜），分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序 （二） 物资管理员应严格遵守物资保管工作纪律。物资保管工作纪律内容如下： 1． 严禁在储藏室内（或储藏柜附近）吸烟、动用明火。 2． 严禁无关人员进入储藏室。 3． 严禁在储藏室堆放杂物。
4． 严禁在储藏室内存放私人物品。 5． 严禁私领、私分储藏室物品。
6． 严禁随意挪动储藏室的消防器材。 7． 严禁在储藏室内私拉乱接电源电线。
（三） 物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报企业管理部。 第
各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同企业管理部核对。领用时由指定专人填写“物品领用单（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联”报企业管理部）。
物资管理员要认真核对“物品领用单”所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量 每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报企业管理部），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报企业管理部）。
企业管理部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。 第九条
凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。
对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。 第十条
本规定由企业管理部制订、解释和监督执行，报公司总监批准后自公布之日起施行。
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